Hinweisgebersystem

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Das Hinweisgebersystem bei Helmholtz Munich

WORUM GEHT ES?

Helmholtz Munich möchte gerne mit Ihnen gemeinsam sicherstellen, dass wir langfristig erfolgreich sein können.

Als öffentliches Unternehmen positionieren wir uns schon jeher eindeutig für rechtskonformes Handeln, denn nur das sichert uns allen nachhaltigen Erfolg. Das Thema ist uns ein besonderes Anliegen.

Wir stellen die Möglichkeit zur Verfügung, über eine anonyme Hinweisgeberlösung von der Firma „LegalTegrity“  Verstöße innerhalb des Unternehmens möglichst schnell, unkompliziert und vor allem sicher und anonym zu melden.
Unabhängig davon möchten wir nochmal zusichern, dass es uns stets ein Anliegen ist eine vertrauensvolle Umgebung zu schaffen, in der man Dinge auch offen ansprechen kann. Deswegen sehen wir das Hinweisgebersystem als letztes Mittel an und erinnern daran, dass das Hinweisgebersystem nicht dem Zweck dient, die bereits vorhandenen Kommunikationswege des Helmholtz Munich zu ersetzen, sondern nur eine zusätzliche Möglichkeit zur Abgabe von Hinweisen darstellt.

Am Helmholtz Munich stehen insbesondere folgende Beschwerdestellen zur Verfügung:

  • Datenschutzbeauftragte:r
  • Schwerbehindertenvertretung
  • Ombudspersonen
  • Gleichstellungsbeauftragte
  • Vertreter:innen des Betriebsrats
  • Graduate Student- / Postdoc-Office
  • Jugend- und Auszubildendenvertretung
  • Arbeitssicherheitsbeauftragte:r
  • Umweltschutz- und Gefahrgutbeauftragte:r
  • Inklusionsbeauftragte:r

WO KANN ICH MEINEN HINWEIS MELDEN?

Ausschließlich zu Hinweisgeberzwecken hat Helmholtz Munich eine Telefon-Hotline und Weblösung eingerichtet, wo insbesondere alle Mitarbeitende, Geschäftspartner:innen (z.B. Dienstleistende, Lieferanten, etc.) betriebsbezogene Rechtsverstöße offen mit Namensnennung, aber auch anonym, melden können.

Diese lauten wie folgt:
Telefonnummer: +4969 99998839
jeweils Montag bis Freitag von 09:00-17:00 Uhr

Bitte kopieren Sie den folgenden Link und fügen Sie diesen in die Adresszeile Ihres Internetbrowser ein:
"https://app.hinweisgeberloesung.eu/report/da71fc05-56d9-4dce-a751-5a52cf8cc23e"

Jedem Hinweis wird sorgfältig nachgegangen.

WER KANN HINWEISE ABGEBEN?

Das Hinweisgebersystem kann von allen Beschäftigten sowie von Auszubildenden des Helmholtz Munich genutzt werden. Zudem steht das Hinweisgebersystem Gästen, Leiharbeitnehmer:innen sowie freiberuflichen Mitarbeitenden und nach außen, insbesondere Geschäftspartnern (z.B. Kooperationspartner, Lieferanten), zur Verfügung.

WELCHE ART VON HINWEISEN KANN ICH ABGEBEN?

(1) Meldung fragwürdiger, außergewöhnlicher Praktiken der Rechnungslegung, der Buchprüfung, des Bankwesens und sonstiger Geldangelegenheiten,

  • die die Interessen des Helmholtz Munich erheblich beeinträchtigen können und
  • unmittelbar oder mittelbar zu einem Schaden oder anderweitigen Nachteil für das Helmholtz Munich, seinen Angehörigen oder Dritten führen können.

(2) Meldungen von Angelegenheiten in Verbindung mit internen Buchhaltungskontrollen, korrupten Praktiken und Finanzverbrechen.

(3) Sonstige Missstände am Helmholtz Munich oder sonstige Verstöße gegen interne Richtlinien (z.B. Verhaltenskodex gegen Korruption) und insbesondere strafrechtliche Regelungen.

(4) Das Hinweisgebersystem soll nicht bestehende Beschwerdestellen ersetzen, sondern diese ergänzen und ultima ratio sein.

WER EMPFÄNGT UND BEARBEITET MEINEN HINWEIS?

Nach Eingang eines Hinweises über das Hinweisgebersystem benachrichtigt das System den/die Hinweisempfänger:in, einen externen Anwalt, über den Meldungseingang.
Der externe Anwalt wird den/die Compliance-Beauftragte:n über den Eingang der Meldung benachrichtigen. Die Meldung wird zunächst von dem externen Anwalt bearbeitet, welcher nach Prüfung der Meldung eine Ersteinschätzung und Vorgehensempfehlung an das Aufklärungsteam sendet.
Das Aufklärungsteam prüft die aufbereitete Meldung und Vorgehensempfehlung und behält die Leitung der Hinweisbearbeitung. Sollten bereits fallspezifische Beschwerdestelle oder Beauftragte (z.B. Kommission für Fragen zur guten wissenschaftlichen Praxis) bei Helmholtz Munich bestehen oder bestellt sein, wird der/die Hinweisgebende durch den/die Hinweisempfänger:in an die zuständige Beschwerdestelle oder Beauftragte:n verwiesen.
Ein Verweis an die zuständige Beschwerdestelle oder Beauftragte:n erfolgt nur dann nicht, wenn diese von dem Hinweis selbst betroffen ist. Bei Bedarf kann das Aufklärungsteam von der Beschwerdestelle oder Beauftragte:n zur Unterstützung herangezogen werden.

WER IST STÄNDIGES MITGLIED IM AUFKLÄRUNGSTEAM?

Ständige Mitglieder des Aufklärungsteams sind:

  • die Compliance-Beauftragte, J. Mühlenberg
  • die Leitung der Unterabteilung Interne Revision, S. Opitz
  • die Leitung der Hauptabteilung Recht und Compliance, Dr. D. Lahne
  • die Leitung der Rechtsabteilung, K. Blasius
  • die Syndikusrechtsanwältin der Personalabteilung, B. Willibald

WAS PASSIERT, WENN SICH MEIN HINWEIS GEGEN EIN MITGLIED DES AUFKLÄRUNGSTEAMS ODER GEGEN DIE GESCHÄFTSFÜHRUNG RICHTET?

In den Fällen, in denen sich die Meldung gegen die ständigen Mitglieder des Aufklärungsteams richtet, hat der/die Hinweisempfänger:in direkt mindestens ein Mitglied der Geschäftsführung zu benachrichtigten.
Richtet sich die Meldung gegen eines der Mitglieder der Geschäftsführung, ist das andere ständige Mitglied der
Geschäftsführung zu informieren. Für den Fall, dass sich die Meldung gegen die gesamte Geschäftsführung
richtet, ist der/die Vorsitzende des Aufsichtsrats direkt durch das Aufklärungsteam zu informieren

WIE WERDE ICH GESCHÜTZT?

Helmholtz Munich  will zur Offenheit ermutigen und wird Hinweisgebende unterstützen, selbst wenn sich später der Hinweis als unbegründet herausstellen sollte. Hinweisgebende sollen keine Benachteiligungen befürchten müssen, weil sie Verstöße gemeldet haben.

Wer der Meinung ist, benachteiligt worden zu sein, sollte umgehend die für die Aufdeckung von Fehlverhalten zuständige Führungskraft informieren. Sollte die Angelegenheit damit nicht gelöst sein, ist eine förmliche Beschwerde einzureichen.

Hinweisgebende dürfen weder bedroht noch dürfen sie in irgendeiner Form Repressalien ausgesetzt werden.
Wer in solch ein Vorgehen verwickelt ist, muss mit arbeitsrechtlichen Maßnahmen rechnen. In bestimmten Fällen haben Hinweisgebende auch das Recht zur Schadenersatzklage vor einem Arbeitsgericht.

WAS SIND DIE KONSEQUENZEN, WENN ICH WISSENTLICH FALSCHE ODER IRREFÜHRENDE INFORMATIONEN BEREITSTELLE?

Sollte Helmholtz Munich umgekehrt feststellen, dass Hinweisgebende bewusst falsche Anschuldigungen erhoben haben, müssen die Hinweisgebenden mit arbeitsrechtlichen Maßnahmen rechnen. Nicht geschützt werden somit Hinweisgebende, welche wissentlich falsche oder irreführende Informationen bereitstellen. Dies kann zur Offenlegung der Identität des/der Hinweisgebenden (sofern diese/r beim Hinweis die Identität preisgegeben hat) sowie zu Disziplinarmaßnahmen oder sogar zu zivil- oder strafrechtlicher Haftung führen.

WANN ERHALTE ICH EINE RÜCKMELDUNG?

Der/Die Hinweisgebende erhält innerhalb von 7 Tagen eine Rückmeldung, dass eine Meldung eingegangen ist.
Innerhalb von 3 Monaten erhält der/die Hinweisgebende Information über ergriffene Maßnahmen, den Stand der
internen Ermittlungen und deren Ergebnisse informiert werden. Der Zeitrahmen kann jedoch auf sechs Monate
ausgedehnt werden, wenn die besonderen Umstände des Falls dies erfordern, insbesondere wenn die Art und die
Komplexität des Gegenstands der Meldung eine langwierige Untersuchung nach sich zieht.

Die Compliance- und Antikorruption-Beauftragte J. Mühlenberg steht Ihnen für Fragen rund um das Hinweisgebersystem, das Thema Compliance und Antikorruption weiterhin jederzeit gerne unter antikorruptionnoSp@m@helmholtz-muenchen.de zur Verfügung.

Bedienungsanleitung zum Hinweisgebersystem

Informationen über die Verarbeitung personenbezogener Daten nach der Datenschutzgrundverordnung (DSGV)