Zum Hauptinhalt springen
putilov_denis - stock.adobe.com
01:0

Hinweisgebersystem

Als öffentliches Unternehmen positionieren wir uns schon jeher eindeutig für rechtskonformes Handeln, denn nur das sichert uns allen nachhaltigen Erfolg. Das Thema ist uns ein besonderes Anliegen.

Wir stellen die Möglichkeit zur Verfügung, über eine anonyme Hinweisgeberlösung von der Firma „LegalTegrity“ Verstöße innerhalb des Unternehmens möglichst schnell, unkompliziert und vor allem sicher und anonym zu melden.

Unabhängig davon möchten wir nochmal zusichern, dass es uns stets ein Anliegen ist eine vertrauensvolle Umgebung zu schaffen, in der man Dinge auch offen ansprechen kann. Deswegen sehen wir das Hinweisgebersystem als letztes Mittel an und erinnern daran, dass das Hinweisgebersystem nicht dem Zweck dient, die bereits vorhandenen Kommunikationswege von Helmholtz Munich zu ersetzen, sondern nur eine zusätzliche Möglichkeit zur Abgabe von Hinweisen darstellt. 

Als öffentliches Unternehmen positionieren wir uns schon jeher eindeutig für rechtskonformes Handeln, denn nur das sichert uns allen nachhaltigen Erfolg. Das Thema ist uns ein besonderes Anliegen.

Wir stellen die Möglichkeit zur Verfügung, über eine anonyme Hinweisgeberlösung von der Firma „LegalTegrity“  Verstöße innerhalb des Unternehmens möglichst schnell, unkompliziert und vor allem sicher und anonym zu melden.

Unabhängig davon möchten wir nochmal zusichern, dass es uns stets ein Anliegen ist eine vertrauensvolle Umgebung zu schaffen, in der man Dinge auch offen ansprechen kann. Deswegen sehen wir das Hinweisgebersystem als letztes Mittel an und erinnern daran, dass das Hinweisgebersystem nicht dem Zweck dient, die bereits vorhandenen Kommunikationswege von Helmholtz Munich zu ersetzen, sondern nur eine zusätzliche Möglichkeit zur Abgabe von Hinweisen darstellt. 

Bei Helmholtz Munich stehen folgende Beschwerdestellen zur Verfügung:

  • Datenschutzbeauftragte:r

  • Compliancebeauftragte:r

  • Schwerbehindertenvertretung

  • Ombudspersonen

  • Gleichstellungsbeauftragte

  • Vertreter:innen des Betriebsrats

  • Graduate Student / Postdoc Office

  • Jugend- und Auszubildendenvertretung

  • Arbeitssicherheitsbeauftragte:r

  • Umweltschutz- und Gefahrgutbeauftragte:r

  • Inklusionsbeauftragte:r

©peshkova - stock.adobe.com

Online:
app.hinweisgeberloesung.eu/report/da71fc05-56d9-4dce-a751-5a52cf8cc23e

Bedienungsanleitung: backup.helmholtz-munich.de/fileadmin/HZM-Corporate-Website/Dokumente/Hinweisgebersystem/oeffentlich_Compliance_Bedienungsanleitung_deutsch.pdf

Telefonisch:
Ausschließlich zu Hinweisgeberzwecken hat Helmholtz Munich eine Telefon-Hotline und Weblösung eingerichtet, wo insbesondere alle Mitarbeitenden, Geschäftspartner:innen (z.B. Dienstleistende, Lieferanten, etc.) betriebsbezogene Rechtsverstöße offen mit Namensnennung, aber auch anonym, melden können.
Telefonnummer: +49 69 99998839 (Montag bis Freitag von 09:00-17:00 Uhr)

Jedem Hinweis wird sorgfältig nachgegangen. 

Das Hinweisgebersystem kann von allen Beschäftigten sowie von Auszubildenden bei Helmholtz Munich genutzt werden. Zudem steht das Hinweisgebersystem Gästen, Leiharbeitnehmer:innen sowie freiberuflichen Mitarbeitenden und nach außen, insbesondere Geschäftspartnern (z.B. Kooperationspartner, Lieferanten), zur Verfügung.

 

(1) Meldung fragwürdiger, außergewöhnlicher Praktiken der Rechnungslegung, der Buchprüfung, des Bankwesens und sonstiger Geldangelegenheiten, die die Interessen des Helmholtz Munich erheblich beeinträchtigen können und unmittelbar oder mittelbar zu einem Schaden oder anderweitigem Nachteil für Helmholtz Munich, seinen Angehörigen oder Dritten führen können.

(2) Meldungen von Angelegenheiten in Verbindung mit internen Buchhaltungskontrollen, korrupten Praktiken und Finanzverbrechen.

(3) Sonstige Missstände bei Helmholtz Munich oder sonstige Verstöße gegen interne Richtlinien (z.B. Verhaltenskodex gegen Korruption) und insbesondere strafrechtliche Regelungen.

(4) Das Hinweisgebersystem soll nicht bestehende Beschwerdestellen ersetzen, sondern diese ergänzen und ultima ratio sein.

Nach Eingang eines Hinweises über das Hinweisgebersystem benachrichtigt das System den/die Hinweisempfänger:in, einen externen Anwalt, über den Meldungseingang.
Der externe Anwalt wird den/die Compliance-Beauftragte:n über den Eingang der Meldung benachrichtigen. Die Meldung wird zunächst von dem externen Anwalt bearbeitet, welcher nach Prüfung der Meldung eine Ersteinschätzung und Vorgehensempfehlung an das Aufklärungsteam sendet. Das Aufklärungsteam prüft die aufbereitete Meldung und Vorgehensempfehlung und behält die Leitung der Hinweisbearbeitung. Sollten bereits fallspezifische Beschwerdestelle oder Beauftragte (z.B. Kommission für Fragen zur guten wissenschaftlichen Praxis) bei Helmholtz Munich bestehen oder bestellt sein, wird der/die Hinweisgebende durch den/die Hinweisempfänger:in an die zuständige Beschwerdestelle oder Beauftragte:n verwiesen.
Ein Verweis an die zuständige Beschwerdestelle oder Beauftragte:n erfolgt nur dann nicht, wenn diese von dem Hinweis selbst betroffen ist. Bei Bedarf kann das Aufklärungsteam von der Beschwerdestelle oder Beauftragte:n zur Unterstützung herangezogen werden.

 

Ständige Mitglieder des Aufklärungsteams sind:

    der Compliance-Beauftragte, Dr. Nikolaus Ukert
    die Leitung der Unterabteilung Interne Revision, Sonja Opitz
    die Leitung der Stabsstelle Corporate Legal, Compliance und Audit, Andrea Oepen
    die Leitung der Rechtsabteilung, Karina Blasius
    der Syndikusrechtsanwalt der Personalabteilung, M. Deeg

In den Fällen, in denen sich die Meldung gegen die ständigen Mitglieder des Aufklärungsteams richtet, hat der/die Hinweisempfänger:in direkt mindestens ein Mitglied der Geschäftsführung zu benachrichtigten. Richtet sich die Meldung gegen eines der Mitglieder der Geschäftsführung, ist das andere ständige Mitglied der Geschäftsführung zu informieren. Für den Fall, dass sich die Meldung gegen die gesamte Geschäftsführung richtet, ist der/die Vorsitzende des Aufsichtsrats direkt durch das Aufklärungsteam zu informieren.

 

Helmholtz Munich will zur Offenheit ermutigen und wird Hinweisgebende unterstützen, selbst wenn sich später der Hinweis als unbegründet herausstellen sollte. Hinweisgebende sollen keine Benachteiligungen befürchten müssen, weil sie Verstöße gemeldet haben.

Wer der Meinung ist, benachteiligt worden zu sein, sollte umgehend die für die Aufdeckung von Fehlverhalten zuständige Führungskraft informieren. Sollte die Angelegenheit damit nicht gelöst sein, ist eine förmliche Beschwerde einzureichen.

Hinweisgebende dürfen weder bedroht, noch dürfen sie in irgendeiner Form Repressalien ausgesetzt werden.
Wer in solch ein Vorgehen verwickelt ist, muss mit arbeitsrechtlichen Maßnahmen rechnen. In bestimmten Fällen haben Hinweisgebende auch das Recht zur Schadenersatzklage vor einem Arbeitsgericht.
 

Sollte Helmholtz Munich umgekehrt feststellen, dass Hinweisgebende bewusst falsche Anschuldigungen erhoben haben, müssen die Hinweisgebenden mit arbeitsrechtlichen Maßnahmen rechnen. Nicht geschützt werden somit Hinweisgebende, welche wissentlich falsche oder irreführende Informationen bereitstellen. Dies kann zur Offenlegung der Identität des/der Hinweisgebenden (sofern diese/r beim Hinweis die Identität preisgegeben hat) sowie zu Disziplinarmaßnahmen oder sogar zu zivil- oder strafrechtlicher Haftung führen.

 

Der/Die Hinweisgebende erhält innerhalb von sieben Tagen eine Rückmeldung, dass eine Meldung eingegangen ist. Innerhalb von drei Monaten erhält der/die Hinweisgebende Information über ergriffene Maßnahmen, den Stand der internen Ermittlungen und deren Ergebnisse. Der Zeitrahmen kann jedoch auf sechs Monate ausgedehnt werden, wenn die besonderen Umstände des Falls dies erfordern, insbesondere wenn die Art und die Komplexität des Gegenstands der Meldung eine langwierige Untersuchung nach sich zieht.

Der Compliance- und Antikorruptions-Beauftragte Nikolaus Ukert steht für Fragen rund um das Hinweisgebersystem, das Thema Compliance und Antikorruption jederzeit gerne unter antikorruption@helmholtz-munich.de zur Verfügung.