Compliance
Compliance bedeutet für uns, gesetzliche und interne Vorgaben konsequent einzuhalten. Unser Verhaltenskodex, unsere Beauftragten und unser vertrauliches Hinweisgebersystem bieten dafür Orientierung und Unterstützung. So sichern wir unsere hohen Standards und stärken das Vertrauen unserer Partner aus Forschung und Wirtschaft sowie unserer Mitarbeitenden in integres Handeln.
Compliance bedeutet für uns, gesetzliche und interne Vorgaben konsequent einzuhalten. Unser Verhaltenskodex, unsere Beauftragten und unser vertrauliches Hinweisgebersystem bieten dafür Orientierung und Unterstützung. So sichern wir unsere hohen Standards und stärken das Vertrauen unserer Partner aus Forschung und Wirtschaft sowie unserer Mitarbeitenden in integres Handeln.
Beauftragte
Nachfolgend finden Sie eine Übersicht über unsere Beauftragten. Sie unterstützen uns bei der Einhaltung gesetzlicher und interner Vorgaben und stehen als kompetente Ansprechpersonen zur Verfügung.
- Antikorruptionsbeauftragte:r: antikorruption@helmholtz-munich.de
- Compliancebeauftragte:r: antikorruption@helmholtz-munich.de
- Datenschutzbeauftragte:r: datenschutz@helmholtz-munich.de
- Menschenrechtsbeauftragte:r nach dem Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz: menschenrechtsbeauftragte@helmholtz-munich.de
- Ombudspersonen: ombudspersons@helmholtz-munich.de
Unser Hinweisgebersystem & Beschwerdemanagement
Als Unternehmen der öffentlichen Hand positionieren wir uns schon jeher eindeutig für rechtskonformes Handeln, denn nur das sichert uns allen nachhaltigen Erfolg. Die Einhaltung von gesetzlichen Vorschriften und internen Regelungen hat für uns höchste Priorität.
Um Fehlverhalten (z.B. Betrug, Korruption, Menschenrechtsverletzungen) frühzeitig zu erkennen und abzustellen, haben wir eine qualifizierte interne Meldestelle eingerichtet. Dies umfasst auch Beschwerden hinsichtlich möglicher Risiken oder (versuchten) Verstöße im Rahmen der Verantwortung für unsere Lieferkette.
Wir ermutigen alle Mitarbeitenden und Geschäftspartner, Hinweise auf Compliance-Verstöße vorrangig über dieses spezialisierte System zu melden. Es ermöglicht eine sichere und vertrauliche – auf Wunsch auch anonyme – Kommunikation mit unseren unabhängigen Expertinnen und Experten.
Selbstverständlich stehen Führungskräfte und Geschäftsführung weiterhin für allgemeine Anliegen und Beschwerden zur Verfügung. Dafür stehen in erster Linie verschiedene interne Anlaufstellen und Beauftragte zur Verfügung (s.o.). Einzelheiten sind dem Intranet zu entnehmen. Sollten bei Führungskräften und Geschäftsführung Hinweise auf Compliance-Verstöße eingehen, werden diese zur objektiven Prüfung und Wahrung der Vertraulichkeit an die zuständige Meldestelle, vorrangig die interne Meldestelle, weitergeleitet. Hinweisgebende Personen sind in jedem Fall vor Benachteiligung geschützt.
Ihnen stehen wahlweise auch externe Meldeverfahren zur Verfügung, wobei Sie die interne Meldung bevorzugen sollten, wenn intern wirksam gegen den Verstoß vorgegangen werden kann. Informationen über die externen Meldeverfahren finden Sie auf der Homepage des Bundesamtes für Justiz (BfJ).
Diese externen Meldestellen kommen mit einer Eingangsbestätigung auf Sie zu und weisen auf die Möglichkeit einer Meldung an unsere interne Meldestelle hin. Kommt die externe Meldestelle nach Prüfung Ihrer Meldung zu dem Ergebnis, dass diese unter den Anwendungsbereich des Hinweisgeberschutzgesetzes fällt und der Vorwurf stichhaltig ist, dann kann diese sich mit unserem Unternehmen in Verbindung setzen, um den Sachverhalt zu klären. Ist die externe Meldestelle nicht zuständig oder kann die externe Meldestelle dem gemeldeten Verstoß nicht innerhalb einer angemessenen Zeit nachgehen, gibt sie diesen an die zuständigen Verfolgungsbehörden ab. Geringfügige Verstöße werden von den Behörden häufig nicht verfolgt.
Um ein Fehlverhalten schnell aufdecken sowie einen Verstoß unverzüglich abstellen zu können, bitten wir Sie deshalb, unsere Interne Meldestelle vorrangig zu nutzen. Damit helfen Sie den übrigen Mitarbeitenden sowie Helmholtz Munich.
Wo kann ich meinen Hinweis melden?
Wo kann ich meinen Hinweis melden?
Ausschließlich zu Hinweisgeberzwecken hat Helmholtz Munich eine Weblösung mit einem QR-Code und eine Telefon-Hotline eingerichtet, wo insbesondere alle Mitarbeitenden und Geschäftspartner aus Forschung und Wirtschaft (z.B. Kooperationspartner, Dienstleistende, Lieferanten, etc.) betriebsbezogene Rechtsverstöße oder menschenrechtliche und umweltbezogene Risiken offen mit Namensnennung, aber auch anonym, melden können.
Weblösung: https://app.whistle-report.com/report/da71fc05-56d9-4dce-a751-5a52cf8cc23e
Telefon-Hotline: +49 69 99998839 (Montag bis Freitag von 09:00-17:00 Uhr)
Jedem Hinweis wird sorgfältig nachgegangen.
Wer kann Hinweise abgeben?
Wer kann Hinweise abgeben?
Das Hinweisgebersystem kann von allen Mitarbeitenden einschließlich der Auszubildenden, Leiharbeitnehmerinnen und Leiharbeitnehmer sowie freiberuflich Tätigen genutzt werden. Zudem steht das Hinweisgebersystem allen Dritten wie z.B. Gästen, Geschäftspartnern aus Forschung und Wirtschaft (z.B. Kooperationspartner, Dienstleistende, Lieferanten, etc.) zur Verfügung.
Welche Art von Hinweisen kann ich abgeben?
Welche Art von Hinweisen kann ich abgeben?
(1) Meldung fragwürdiger, außergewöhnlicher Praktiken der Rechnungslegung, der Buchprüfung, des Bankwesens und sonstiger Geldangelegenheiten, die die Interessen des Helmholtz Munich erheblich beeinträchtigen können und unmittelbar oder mittelbar zu einem Schaden oder anderweitigem Nachteil für Helmholtz Munich oder Dritte führen können.
(2) Meldungen in Verbindung mit internen Buchhaltungskontrollen, korrupten Praktiken und Finanzverbrechen.
(3) Sonstige Missstände bei Helmholtz Munich oder (vermutete) Verstöße gegen interne Regelungen (z.B. Verhaltenskodex, Richtlinie Korruptionsprävention, Richtlinie für Aufmerksamkeiten und Bewirtungen).
(4) Hinweise auf menschenrechtliche oder umweltbezogene Risiken sowie Verletzungen von menschenrechts- oder umweltbezogenen Pflichten im eigenen Geschäftsbereich von Helmholtz Munich und entlang der Lieferkette.
(5) (Versuchte) Verstöße gegen gesetzliche Regelungen (z.B. gegen strafrechtliche Vorschriften wie Betrug, Bestechung, Bestechlichkeit, Diebstahl, Vorteilsgewährung, Vorteilsannahme, aber auch gegen Gesetze allgemein, z.B. das Bundesreisekostengesetz).
Wer empfängt und bearbeitet meinen Hinweis?
Wer empfängt und bearbeitet meinen Hinweis?
Nach Eingang eines Hinweises über das Hinweisgebersystem benachrichtigt das System die hinweisgebende Person und eine externe Rechtsanwältin / einen externen Rechtsanwalt über den Meldungseingang.
Die externe Rechtsanwältin / der externe Rechtsanwalt benachrichtigt sodann die Compliance-Beauftragte / den Compliance-Beauftragten über den Eingang der Meldung. Die Meldung wird zunächst von der externen Rechtsanwältin bzw. dem externen Rechtsanwalt bearbeitet. Nach Prüfung der Meldung übermittelt diese Person der Compliance-Beauftragten / dem Compliance-Beauftragten eine Ersteinschätzung und Vorgehensempfehlung. Die / der Compliance-Beauftragte prüft die aufbereitete Meldung sowie die Vorgehensempfehlung und leitet die Hinweisbearbeitung. Bei Bedarf zieht die / der Compliance-Beauftragte andere Mitglieder des Aufklärungsteams oder das gesamte Aufklärungsteam hinzu. Sollten fallspezifische Beschwerdestellen oder Beauftragte (z.B. Kommission für Fragen zur guten wissenschaftlichen Praxis) bei Helmholtz Munich bestehen oder bestellt sein, wird die hinweisgebende Person durch die externe Rechtsanwältin / den externen Rechtsanwalt an die zuständige Beschwerdestelle oder beauftragte Person verwiesen. Ein Verweis an die zuständige Beschwerdestelle oder beauftragte Person erfolgt nur dann nicht, wenn diese von dem Hinweis selbst betroffen ist. Bei Bedarf kann die / der Compliance-Beauftragte oder können andere Mitglieder oder das gesamte Aufklärungsteam (s.u. nachfolgenden Abschnitte) von der Beschwerdestelle oder beauftragten Person zur Unterstützung herangezogen werden.
Wer ist Mitglied im Aufklärungsteam?
Wer ist Mitglied im Aufklärungsteam?
Was passiert, wenn sich mein Hinweis gegen ein Mitglied des Aufklärungsteams oder gegen die Geschäftsführung richtet?
Was passiert, wenn sich mein Hinweis gegen ein Mitglied des Aufklärungsteams oder gegen die Geschäftsführung richtet?
In den Fällen, in denen sich die Meldung gegen ein oder mehrere Mitglieder des Aufklärungsteams richtet, hat die externe Rechtsanwältin / der externe Rechtsanwalt direkt mindestens ein Mitglied der Geschäftsführung zu benachrichtigten. Richtet sich die Meldung gegen eines der Mitglieder der Geschäftsführung, ist das andere ständige Mitglied der Geschäftsführung zu informieren. Für den Fall, dass sich die Meldung gegen die gesamte Geschäftsführung richtet, ist die / der Vorsitzende des Aufsichtsrats direkt durch die Compliance-Beauftragte / den Compliance-Beauftragten bzw. im Bedarfsfall die externe Rechtsanwältin / den externen Rechtsanwalt bzw. zu informieren.
Wie werde ich geschützt?
Wie werde ich geschützt?
Helmholtz Munich will zur Offenheit ermutigen und unterstützt Hinweisgebende, selbst wenn sich später der Hinweis als unbegründet herausstellen sollte. Hinweisgebende haben keine Benachteiligungen befürchten müssen, weil sie Verstöße gemeldet haben.
Wer der Meinung ist, benachteiligt worden zu sein, sollte umgehend die Compliance-Beauftragte / den Compliance-Beauftragten informieren. Sollte die Angelegenheit damit nicht gelöst sein, ist eine förmliche Beschwerde bei der Geschäftsführung des Helmholtz Munich einzureichen.
Hinweisgebende dürfen weder bedroht, noch dürfen sie in irgendeiner Form Repressalien ausgesetzt werden. Wer in solch ein Vorgehen verwickelt ist, muss mit arbeitsrechtlichen Maßnahmen rechnen. In bestimmten Fällen haben Hinweisgebende auch das Recht zur Schadenersatzklage vor einem Arbeitsgericht.
Was sind die Konsequenzen, wenn ich wissentlich falsche oder irreführende Informationen bereitstelle?
Was sind die Konsequenzen, wenn ich wissentlich falsche oder irreführende Informationen bereitstelle?
Sollte Helmholtz Munich umgekehrt feststellen, dass die hinweisgebende Person bewusst falsche Anschuldigungen erhoben hat, müssen die hinweisgebende Person mit arbeitsrechtlichen Maßnahmen rechnen. Nicht geschützt wird somit eine hinweisgebende Personen, welche wissentlich falsche oder irreführende Informationen bereitstellt. Dies kann zur Offenlegung der Identität der hinweisgebenden Person (sofern diese/r beim Hinweis die Identität preisgegeben hat) sowie zu Disziplinarmaßnahmen oder sogar zu zivil- oder strafrechtlicher Haftung führen.
Wann erhalte ich eine Rückmeldung?
Wann erhalte ich eine Rückmeldung?
Die hinweisgebende Person erhält innerhalb von sieben Tagen eine Rückmeldung, dass eine Meldung eingegangen ist. Innerhalb von drei Monaten erhält die hinweisgebende Person Information über ergriffene Maßnahmen, den Stand der internen Ermittlungen und deren Ergebnisse. Der Zeitrahmen kann jedoch auf sechs Monate ausgedehnt werden, wenn die besonderen Umstände des Falls dies erfordern, insbesondere wenn die Art und die Komplexität des Gegenstands der Meldung eine langwierige Untersuchung nach sich zieht.
Der Compliance- und Antikorruptions-Beauftragte Nikolaus Ukert steht für Fragen rund um das Hinweisgebersystem, das Thema Compliance und Antikorruption jederzeit gerne unter antikorruption@helmholtz-munich.de zur Verfügung.
