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Datenschutzhinweise zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen Ihrer Online-Bewerbung

Information gemäß Art. 13 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen Ihrer Online-Bewerbung

Wir freuen uns über Ihr Interesse an einer Mitarbeit an unserem Forschungszentrum und an einer Bewerbung über unser Bewerberportal. Hiermit informieren wir Sie gemäß Art. 13 DSGVO über die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung der personenbezogenen Daten, die im Rahmen Ihrer Online-Bewerbung durch das Helmholtz Zentrum München Deutsches Forschungszentrum für Gesundheit und Umwelt (GmbH) (im Folgenden „Helmholtz Munich“) verarbeitet werden.

Diese Datenschutzhinweise erhalten Sie nach dem Versand Ihrer Bewerbung in Form einer PDF-Datei automatisch per E-Mail mit der Eingangsbestätigung zugesendet. Bitte lesen Sie die Hinweise aufmerksam durch, bevor Sie uns Ihre Daten übermitteln. Bei Fragen oder Unklarheiten zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten oder wenn Sie Ihre Rechte nach der DSGVO, wie z. B. Auskunft, Berichtigung, Löschung oder Widerruf geltend machen möchten, nehmen Sie bitte Kontakt zu unserem Datenschutzbeauftragten oder unserer Personalabteilung auf.

Die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten ist Voraussetzung für das Bewerbungsverfahren und eine etwaige Einstellung. Sollten Sie uns Ihre hierfür benötigten Informationen nicht zukommen lassen wollen, können wir Sie gegebenenfalls für die von uns ausgeschriebenen Stellen nicht berücksichtigen. 

Verantwortlicher im Sinne des Datenschutzrechts für die Verarbeitung der im Bewerbungsverfahren erhobenen personenbezogenen Daten ist das:

Helmholtz Zentrum München
Deutsches Forschungszentrum für Gesundheit und Umwelt (GmbH)
Ingolstädter Landstr. 1
85764 Neuherberg
Tel.: +49 89 3187-0
www.helmholtz-munich.de

Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten
Adresse und Tel.-Nr. siehe oben
E-Mail: datenschutz@helmholtz-munich.de

Kontaktdaten der Personalabteilung
Adresse und Tel.-Nr. siehe oben
E-Mail: personal@helmholtz-munich.de

Umfang der Verarbeitung personenbezogener Daten

Sie können das Bewerberportal im Rahmen ihrer Bewerbung ohne eine vorherige Registrierung nutzen. Wenn Sie den Bewerbungsprozess unterbrechen und das Ausfüllen des Fragebogens später fortsetzen möchten, wird anhand Ihrer E-Mailadresse ein individueller Zugang erzeugt. Sie haben dann die Möglichkeit, sich über den an Ihre angegebene E-Mail-Adresse zugesendeten Link erneut einzuloggen, Ihre Eingaben zu prüfen und die jeweils gewünschten Änderungen mit den verfügbaren Optionen vorzunehmen. Aufgrund der Sensibilität der Daten erfolgt die Übertragung der Daten in verschlüsselter Form.

Beim Ausfüllen des Fragebogens für Stellenausschreibungen im Bewerberportal werden folgende Bewerberdaten erhoben und verarbeitet:

  • Anrede/Titel
  • Vorname, Nachname
  • Straße, Nr.
  • Land
  • PLZ
  • Wohnort
  • E-Mail
  • Telefon/Mobil
  • Adresse des eigenen Webprofils
  • Soll bei Ihnen eine Schwerbehinderung von 50% X oder Gleichstellung bei Ihrer Bewerbung berücksichtigt werden? (1. keine Angabe/2. Ja/3. Nein)
  • Unterlagen hochladen
  • Gewünschtes Jahresgehalt
  • Wie sind Sie auf unser Stellenangebot aufmerksam geworden?

Bei dem Feld Schwerbehinderung, haben Sie die Möglichkeit uns mitzuteilen, ob wir diese bei Ihrer Bewerbung berücksichtigen sollen. Zweck der Frage nach einer Schwerbehinderung ist ausschließlich, dass Helmholtz Munich seiner Selbstverpflichtung nachkommen möchte, schwerbehinderte Kandidatinnen und Kandidaten entsprechend den Regeln des öffentlichen Dienstes in aller Regel zu einem Vorstellungsgespräch einzuladen. Wenn Sie sich zur Schwerbehinderung nicht äußern möchten, markieren Sie „keine Angabe“. In diesem Fall gehen wir davon aus, dass Sie, auch wenn Sie schwerbehindert sind, nicht von der Möglichkeit Gebrauch machen möchten, bevorzugt eingeladen zu werden. Sofern Sie schwerbehindert sind und dies angeben möchten, markieren Sie „ja“ und fügen den Nachweis Ihrer Schwerbehinderung bei.

Zudem haben Sie die Möglichkeit, individuelle Bewerbungsunterlagen (z. B. Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse) hochzuladen. Die Daten werden nach dem Speichern und Abschicken des Fragebogens in der Datenbank hinterlegt. Helmholtz Munich möchte alle Bewerber:innen nur nach ihrer Qualifikation bewerten. Wir möchten Sie daher bitten (es sei denn, dass wir eine Schwerbehinderung berücksichtigen sollen) in Ihrem Bewerbungsschreiben oder in anderen im Bewerbungsverfahren eingereichten Unterlagen auf die Übermittlung sog. „besonderer Kategorien personenbezogener Daten“ nach Art. 9 DSGVO zu verzichten.

Beim Ausfüllen des Fragebogens für Initiativbewerbungen im Bewerberportal werden zusätzlich folgende Bewerberdaten erhoben und verarbeitet:

  • Gewünschter Forschungsbereich, ggf. Institut/Abteilung
  • Gewünschtes Karrierelevel
  • Gewünschtes Jahresgehalt

Beim Ausfüllen des Fragebogens für Auszubildende im Bewerberportal werden zusätzlich folgende Bewerberdaten erhoben und verarbeitet:

  • Schulform und Schulabschluss am …
  • Note des letzten Zeugnisses
  • Noten in Mathematik, Deutsch, Englisch
  • Note eines naturwissenschaftlichen Faches
  • Note des vorletzten Zeugnisses
  • Praktika mit Zeitraum und Angabe der Tätigkeit
  • Qualifikationen in MS-Office, Hardwarekenntnisse und Netzwerkkenntnisse

Bei jedem Aufruf des Bewerberportals werden Daten und Informationen in den Logfiles des Servers gespeichert. Folgende Daten können hierbei erhoben werden:

  • Informationen über den Browsertyp und die verwendete Version
  • Die verkürzte IP-Adresse des Nutzers
  • Datum und Uhrzeit des Zugriffs
  • Webseite, von denen das System des Nutzers auf die Internetseite gelangt (Referrer)
  • Größe des zurückgelieferten Objektes
  • Statuscode
  • Request


Bewerbungen Minderjähriger
Sofern Sie noch nicht volljährig sind, möchten wir Sie bitten, die vorherige Einwilligung beider Elternteile/Erziehungsberechtigten zum Einreichen Ihrer Bewerbung einzuholen. Zu diesem Zweck stellen wir Ihnen ein Musterformular zur Verfügung, das Sie bitte unterschrieben über die Upload-Funktion des Bewerberportals Ihren Bewerbungsunterlagen beifügen.


Job Alert (Stellenabonnement)

Wenn Sie den auf dem Bewerberportal angebotenen Job Alert beziehen möchten, benötigen wir als Pflichtangabe Ihre E-Mail-Adresse. Für den Versand des Job Alerts verwenden wir das sogenannte Double-Opt-in-Verfahren. Dies bedeutet, dass wir Ihnen erst dann Informationen zu neuen Vakanzen per E-Mail zusenden, wenn Sie uns ausdrücklich bestätigt haben, dass Sie in den Versand des Job Alerts einwilligen. Sie erhalten dafür im ersten Schritt eine E-Mail mit einem Link, über den Sie bestätigen können, dass Sie als Inhaber der entsprechende E-Mail-Adresse künftig Job Alerts erhalten wollen.
 

Bei der Anmeldung zum Job Alert speichern wir, neben der für den Versand erforderlichen E-Mail-Adresse, die Stellen, die Sie abonniert haben, das Enddatum, bis zu dem Sie den Job Alert erhalten wollen, sowie das Datum und die Uhrzeit der Anmeldung und Bestätigung, um einen möglichen Missbrauch zu einem späteren Zeitpunkt nachvollziehen zu können. Optional, also immer dann, wenn Sie das jeweilige Feld ausgefüllt haben, speichern wir auch den Titel des Stellenabonnements, die Anrede, Vorname(n) und den Nachnamen.

Sie können den Job Alert jederzeit über eine E-Mail an den oben bezeichneten Verantwortlichen oder über den Link im Job-Alert abbestellen. Nach erfolgter Abbestellung wird Ihre E-Mail-Adresse unverzüglich aus unserem Job Alert-Verteiler gelöscht, soweit Sie nicht ausdrücklich in eine fortgesetzte Nutzung der erhobenen Daten eingewilligt haben oder die fortgesetzte Verarbeitung ansonsten gesetzlich zulässig ist.


Bewerbungen von Wissenschaftler:innen aus Drittstaaten
Für Staatsangehörige aller nicht-EU-Staaten, ausgenommen der Staatsbürger aus Australien, Japan, Kanada, Neuseeland, Norwegen, Schweiz, Liechtenstein, USA und dem Vereinigten Königreich ist eine Exportkontrollprüfung erforderlich. Dabei werden, neben den bereits genannten Bewerberdaten, folgende personenbezogene Daten verarbeitet:

  • Geburtsdatum
  • Geburtsort (Land)
  • Staatsbürgerschaft(en)
  • Aktuelle Adresse im Heimatland

Weitere personenbezogene Daten können, insbesondere im persönlichen Gespräch, nach Rücksprache mit den Bewerber:innen erhoben werden.

Zwecke und rechtliche Grundlagen für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten

Soweit dies für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses bzw. zum Zweck der Erfüllung vorvertraglicher Maßnahmen mit uns erforderlich ist, ist die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bzw. Art. 88 DSGVO i. V. m. § 26 Abs. 1 BDSG. Im Falle einer Einstellung werden wir die mitgeteilten Daten in unsere Personalakte aufnehmen. Rechtsgrundlage hierfür ist ebenfalls Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bzw. Art. 88 DSGVO i. V. m. § 26 Abs. 1 BDSG.

Weiterhin können wir personenbezogene Daten von Ihnen gem. Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO verarbeiten, sofern dies zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen, denen wir unterliegen, erforderlich ist.

Die Verarbeitung der Logfiles auf unserem Bewerberportal dient ausschließlich zur Auslieferung der Inhalte, zur Gewährleistung der Funktionsfähigkeit unserer informationstechnischen Systeme und der Optimierung unserer Internetseite. Die Daten der Logfiles werden dabei stets getrennt von anderen personenbezogenen Daten der Nutzer gespeichert. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist dabei Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, wobei unser berechtigtes Interesse in den oben genannten Zwecken liegt.

Im Rahmen der eingeholten Einwilligungserklärung bei minderjährigen Bewerberinnen und Bewerbern verarbeiten wir zum Zwecke des Nachweises personenbezogene Daten in Form des Vor-und Nachnamens der jeweiligen Erziehungsberechtigten. Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt hierbei darin, einen Altersnachweis des jeweiligen Bewerbers/der jeweiligen Bewerberin führen zu können.

Zudem kann zur Abwehr von geltend gemachten Rechtsansprüchen gegen uns Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO als Rechtsgrundlage der Verarbeitung in Frage kommen. Das berechtigte Interesse ist beispielsweise eine Beweispflicht in einem Verfahren nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG).

Im Rahmen der Exportkontrolle verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten aufgrund unseres berechtigten Interesses gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Hier liegt unser Interesse darin, bei einer möglichen Beschäftigung von Wissenschaftler:innen aus Drittstaaten nicht gegen nationale und internationale Vorschriften zur Exportkontrolle zu verstoßen.

Erteilen Sie uns eine ausdrückliche Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke, so z. B. für die Aufnahme Ihrer Bewerberdaten in den Bewerberpool oder für den Versand des Job-Alerts, so erfolgt die Verarbeitung auf der Rechtsgrundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Das Gleiche gilt für Informationen, die Sie uns übermitteln, die allerdings für die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses nicht erforderlich sind. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit, mit Wirkung für die Zukunft, widerrufen werden, ohne dass daraus für Sie irgendwelche Nachteile entstehen.


Empfänger der Daten

Wir geben Ihre personenbezogenen Daten innerhalb unseres Forschungszentrums ausschließlich an die Bereiche und Personen weiter, die diese Daten zur Erfüllung der (vor-)vertraglichen und gesetzlichen Pflichten bzw. zur Umsetzung unseres berechtigten Interesses benötigen. Dieser Personenkreis behandelt sämtliche personenbezogenen Daten und Informationen Ihrer Bewerbung vertraulich und nutzt diese ausschließlich für den Zweck Ihrer Bewerbung. Im Fall von Einstellungen in Kooperationsprojekten kann dieser Personenkreis im Einzelfall auch Mitarbeiter von Kooperationspartnern enthalten. Die von Ihnen angegebenen Kontaktdaten nutzen wir, um mit Ihnen per E-Mail, Telefon oder Post in Kontakt zu treten.

Eine Datenweitergabe an Empfänger außerhalb des Forschungszentrums erfolgt ansonsten nur, soweit gesetzliche Bestimmungen dies erlauben oder gebieten, die Weitergabe zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen erforderlich ist oder uns Ihre Einwilligung vorliegt.

Ihre personenbezogenen Daten werden in unserem Auftrag auf Basis von Auftragsverarbeitungsverträgen nach Art. 28 DSGVO verarbeitet. In diesen Fällen stellen wir sicher, dass die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Einklang mit den Bestimmungen der DSGVO erfolgt und alle zur Verarbeitung personenbezogener Daten befugten Personen sich zur Vertraulichkeit verpflichtet haben oder einer angemessenen gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen. Unser Bewerberportal wird in unserem Auftrag von der BITE GmbH, Magirus-Deutz-Straße 16, 89077 Ulm betrieben.


Übermittlung in ein Drittland

Eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten an Empfänger außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) ist nicht geplant. Sollte sie zu den oben genannten Zwecken notwendig sein, erfolgt sie nur unter den strengen Voraussetzungen der Art. 44-49 DSGVO.


Speicherdauer

Haben Sie eine Bewerbung an uns begonnen, ohne Sie abgesendet zu haben, erhalten Sie eine automatische E-Mail mit der Benachrichtigung, dass die Bewerbung pausiert wurde. Sollten Sie die Bewerbung nicht innerhalb von 30 Tagen nach den von Ihnen zuletzt vorgenommenen Änderungen im Bewerberportal absenden, werden Ihre Daten nach 30 Tagen vollständig gelöscht.

Die Logfiles werden derzeit ebenfalls nach 30 Tagen gelöscht.

Ihre in der Bewerbungsphase gegebenen Antworten und Informationen können zusammen mit Ihrem Namen bis zu sechs Monate nach der Einstellung bzw. einer Absage auf eine bestimmte Stelle gespeichert werden. Diese Speicherung erfolgt zur Sicherstellung rechtlicher Einspruchsfristen. Der Zugriff auf Ihre Daten ist in diesem Zeitraum stark eingeschränkt. Bei fortbestehendem Interesse an einer Mitarbeit bei Helmholtz Munich möchten wir Sie bitten, sich erneut zu bewerben.

Personenbezogene Daten, die wir von Ihnen im Rahmen der Exportkontrolle erheben, speichern wir entsprechend der geltenden exportrechtlichen Aufbewahrungsfristen für fünf Jahre, sofern Ihre Bewerbung zu einer Einstellung führt. Bei einer Absage gilt die oben genannte Frist von sechs Monaten.

Sofern Sie uns Ihre Einwilligung für die Aufnahme in den Bewerberpool erteilt haben, werden wir Ihre Daten, sofern Sie uns zwischenzeitlich keinen Widerruf erteilen, spätestens nach 12 Monaten, gerechnet vom Eingang Ihrer Erstbewerbung löschen.


Automatisierte Entscheidungen

Wir treffen keine automatisierten Entscheidungen, die für Sie rechtliche Auswirkungen haben und führen kein Profiling durch.


Ihre Rechte als betroffene Person
Ihnen stehen im Zusammenhang mit der Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten folgende Rechte zu:

  • Sofern die Verarbeitung aufgrund Ihrer Einwilligung erfolgt, haben Sie jederzeit die Möglichkeit, diese zu widerrufen, ohne dass sich deswegen Nachteile ergeben. Dieser Widerruf berührt nicht die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten. Bitte beachten Sie aber, dass wir Sie bei einem Widerruf gegebenenfalls nicht für die von uns ausgeschriebenen Stellen berücksichtigen können.
  • Sie haben nach Art. 15 DSGVO das Recht, Auskunft über die personenbezogenen Daten zu Ihrer Person zu verlangen, die durch Helmholtz Munich verarbeitet werden.
  • Gemäß Art. 16 DSGVO haben Sie das Recht, die unverzügliche Berichtigung oder Vervollständigung falscher oder unvollständiger bei uns gespeicherter Daten zu verlangen.
  • Gemäß Art. 17 DSGVO haben Sie das Recht, die Löschung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die bei uns gespeichert sind, zu verlangen, sofern die Verarbeitung nicht zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, welcher Helmholtz Munich  unterliegt, zur Wahrnehmung einer Aufgabe, die im öffentlichen Interesse liegt, oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist. Bitte beachten Sie aber, dass wir Sie bei einer Löschung gegebenenfalls nicht für die von uns ausgeschriebenen Stellen berücksichtigen können.
  • Gemäß Art. 18 DSGVO können Sie die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen, wenn Sie die Fehlerhaftigkeit dieser Daten bestreiten oder die Verarbeitung dieser Daten zu Unrecht erfolgt.
  • Gemäß Art. 20 DSGVO haben Sie das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten, und diese Daten einem anderen Verantwortlichen ohne Behinderung zu übermitteln oder durch uns übermitteln zu lassen.
  • Gemäß Art. 21 DSGVO haben Sie das Recht, Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen, soweit dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben. Ihre Daten werden dann nicht mehr verarbeitet, es sei denn, Helmholtz Munich kann zwingende Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die die Interessen, Rechte und Freiheiten der betroffenen Person überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
  • Gemäß Art. 77 DSGVO haben Sie das Recht, eine Beschwerde gegen das Helmholtz Zentrum München Deutsches Forschungszentrum für Gesundheit und Umwelt (GmbH) bei der zuständigen Aufsichts­behörde vorzubringen. Diese ist:

    Der Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (BfDI)
    Husarenstr. 30
    53117 Bonn
    Tel.: +49 (0)228-997799-0
    E-Mail: poststelle@bfdi.bund.de